تلفن گویا:

در هر موسسه چگونگي ارائه خدمات به مراجعين و داشتن سيستم‌هاي پاسخگويي به مشتريان، يكي از مهم‌ترين عوامل رضايت مشتريان و در نتيجه سودآوري و پيشرفت موسسه است. با توجه به گسترش خدمات تلفني و استفاده آسان از تلفن براي عموم مردم، ارتباط تلفني شايد اولين و مهم‌ترين راه ارتباط مردم با سازمان باشد. از این رو داشتن بخش روابط عمومي و پاسخگويي به مراجعين يكي از اساسي‌ترين نيازهاي هر سازمان است و در بسياري از مواقع نيروي انساني بسياري را درگير مي‌نمايد. به همین منظور سيستم‌هايي تحت عنوان تلفن گويا وارد بازار شدند كه اين سيستم‌ها ابزاري براي برقراری ارتباط مستقيم و دريافت اطلاعات از يك مركز اطلاع رساني مي‌باشند كه با تجهيز سازمان به تلفن گويا، ارباب رجوع بدون نياز به داشتن امکانات خاص، با در اختيار داشتن يك خط تلفن معمولي می تواند با اين سيستم تماس گرفته و  اطلاعات لازم خود را كه قبلا در اين سيستم براي آنها فراهم گرديده به صورت صوتي دريافت كند.



مرکز تلفن 
                                                                                    

. نرم افزار و سخت افزار بسته به نوع ماژول های سخت افزاری و نرم افزاری، امكان طراحي و پياده سازي يك مركز تلفن را بر اساس نیاز سازمان فراهم مي آورد و اين مركز علاوه بر كليه امكانات سانترال، تمامي قابليت هاي سيستم تلفن گويا را نيز دارد. استفاده از این مرکز تلفن مزایای منحصر به فردی برای شما مهیا می کند :
•    امکان تعریف خطوط داخلی و شهری بر اساس نیاز و ساختار سازمان
•    مشاهده وضعیت کلیه خطوط داخلی و شهری به صورت آنلاين
•    امکان تعیین شماره های داخلی از طريق نرم افزار
•    امکان تعریف سطوح دسترسی به خطوط شهری و داخلی
•    امکان محدود کردن مدت زمان مکالمات
•    سرعت بالای انتقال مکالمات
•    صف انتظار برقراری ارتباط با داخلی با امکان اعلام نوبت
•    نمایش شماره تماس بر روی کامپیوتر
•    امکان شماره گیری از طریق کامپیوتر
•    امكان برقراري ارتباط با نرم افزارهاي CRM
•    کنفرانس تلفنی (مکالمه چند نفره)
•    انتقال مکالمات بر روی بستر IP (با استفاده از کارت مبدل)
•    امکان تعیین موزیک انتظار
•    امكان پياده سازي مركز تلفن اعتباري جهت كنترل تماسهاي خروجي سازمان
•    نمایش شماره تماس گیرندگان (Caller ID) بر روی تلفن بدون نیاز به گوشی با  مدل خاص
•    امکان تعیین اولویت تماس خارجی برای هر خط شهری و داخلی به طور مستقل
•    عدم از کار افتادن سیستم در صورت بروز مشکل و قطعی برق و خاموش شدن  کامپیوتر
•    امکان برنامه ریزی و کنترل مرکز تلفن از طریق نرم افزار کاملا فارسی
•    ضبط كليه مكالمات ورودي و خروجي
•    سامانه ارسال و دريافت فكس كامپيوتري
•    ارائه گزارشات عملكرد سيستم به صورت تفكيكي و تجمعي
•    و دهها امکان کاربردی دیگر

 



صندوق های صوتی

صندوق صوتي امکان ثبت هر گونه پیغام به عنوان انتقاد، پیشنهاد و یا پرسش و پاسخ را فراهم می آورد، به طوری که پس از ثبت هر پیغام یک کد پیگیری به شخص اعلام می گردد و تماس گیرنده می تواند در آینده با وارد کردن شماره پیگیری خود پیغام مدیر و یا شخص ذیربط را بشنود. هر شخص یا واحد می تواند یک صندوق صوتی برای خود ايجاد نمايد و در شرایط مختلف مانند ساعات غیر اداری، يا هنگامی که امکان پاسخگویی به تماس ها وجود ندارد، پیغام تماس گیرندگان را ضبط نموده تا در صورت نیاز پیگیری شوند. در این سیستم افراد بر حسب سطح دسترسی خود ( مدیر – کاربر ) می توانند با استفاده از نرم افزار تحت شبکه پیغامهای صندوق خود و یا سایر صندوق ها را بررسی و در صورت نیاز آنها را ارجاع دهند. لازم به ذکر است که انجام کلیه امور مربوط به صندوق صوتی از قبیل گوش کردن پیغام ها، گذاشتن پاسخ و همچنین حذف و آرشیو آنها از طریق تلفن و بدون نیاز به کامپیوتر امکان پذیر است. برخلاف سایر سیستمهای موجود، با توجه به ظرفیت هارد دیسکهای جدید عملا هیچ محدودیتی در ذخیره سازی پیغامهای صوتی وجود ندارد.از این سیستم میتوان درمواردی از قبیل سامانه ثبت در خواست های شهروندان (137)  و... استفاده نمود.

 



منشی دیجیتال  (ivr )

اپراتور خودكار از طریق ارائه یک لیست به فهرستي را در اختيار تماس گيرندگان قرار مي دهد تا با استفاده از این فهرست بخش  يا داخلي مورد نظر خود شماره گیری نماید.این نرم افزار تلفن گويا می‌تواند به صورت یک سیستم اپراتور خودکار عمل کند تا ارتباط افراد با بخشهای مختلف یک سازمان را به راحتی برقرار نمايد. در این سیستم می توان واحدها ، بخشها ، افراد موسسه یا سازمان را با کدهای اختصاصی تعریف نمود تا افرادی که با شرکت یا سازمان تماس می گیرند بتوانند به سرعت به بخش مربوطه متصل گردند. همچنین امکان تعریف یک سری عملیات خاص در شرایط خاص نیز وجود دارد. برای مثال در صورت عدم پاسخگویی یک داخلی میتوان تماس گیرنده را به یک داخلی دیگر ، صندوق صوتی و یا صندوق فکس هدایت کرد. در صورت نیاز میتوان تماس ورودی را بطور نامحسوس(بدون نیاز به سرویس انتقال مکالمه مخابرات) به خط شهری یا موبایل خاص منتقل نمود. این سیستم با انواع مختلف مراکز تلفن سازگاری دارد و تنظیمات خاص جهت تطابق با مدلهای مختلف سانترال پیش بینی شده است .


ارسال و دریافت فکس به صورت نرم افزاری

همچنین امکان ارسال فکس دسته ای برای لیستی از شماره‌ها نیز امکان پذیر می باشد. با استفاده از این نرم افزار، افراد می توانند فایلهای خود را در محیطهای مختلف آماده و به شماره های خاصی فکس نمایند. نرم افزار محیطی را فراهم می کند که با ارسال هر نوع فایلی به پرینتر مجازی فکس سرور تلفن گویا، بطور خودکار پنجره ارسال فکس بر روی صفحه ظاهر شده و با انتخاب شماره تلفن ها از دفتر تلفن فکس مورد نظر برای شماره خاص یا لیستی از شماره تلفن ها ارسال خواهد شد. در نتیجه دیگر نیازی به تهیه دستگاه فکس برای هر بخش یا واحد نمی باشد و تنها با نصب یک نسخه نرم افزار ، این امکان برای افراد داخل سازمان مهیا می شود. در محیط نرم افزار قابلیت گزارشگیری از روند فکس های ارسالی و دریافتی و همچنین نتیجه عملیات ارسال و دریافت فکس وجود دارد. همچنین امکانات خاصی از قبیل اولویت دادن به فکس ارسالی، آرشیو ، حذف و ذخیره سازی برای هر فکس بطور مستقل وجود دارد. لازم به ذکر است که نرم افزار مدیریت صندوق فکس امکان به اشتراک گذاشتن فکسهای دریافتی و ارسالی برای افراد دیگر مجموعه را نیز فراهم کرده است.

 


ارائه گزارش دقیق از تماس ها

این نرم افزار تلفن گویا مي تواند گزارشات مختلفي را از عملكرد سيستم در بازه هاي زماني متفاوت ارائه دهد، اين گزارشات مي تواند از انواع مختلف زير باشد كه جهت بررسي عملكرد بخشهاي مختلف سازمان در پاسخگويي به تماسهاي تلفني ارائه مي شوند:
•    ثبت شماره تماس گيرندگان
•    ميانگين تعداد تماسهاي روزانه و ساعتي
•    ارائه نمودار از عملكرد پاسخگويي سيستم
•    گزارش تعداد تماسهاي برقرار شده با داخليها، تماسهاي پاسخ داده شده يا نشده  هر داخلي
•    ارائه گزارشات تفكيكي از عملكرد صاحبان صندوقهاي صوتي
•    امكان ترافيك سنجي خطوط ورودي در ساعات مختلف
•    امكان جستجوي شماره هاي خاص بر اساس پيش شماره هاي ثبت شده در سيستم
•    مدت زمان مکالمه کاربران
•    و ده ها گزارش كاربردي و متنوع ديگر....


ارائه گزارشات به صورت پویا

نرم افزار تلفن گوبا امکان اتصال به انواع بانک های از قبیل Mysql،Sql Server،Oracle را دارا میباشد.و میتواند در هر قسمت با استفاده از پارامترهای ورودی از طرف کاربر اطلاعات مربوطه را از درون بانک اطلاعاتی استخراج و به کاربر ارائه میگردد.
این نرم افزار قادر است مقادیرعددی، تاریخ، ساعت، وضعیتها و مقادیر مشخص دیگر را به صورت هوشمند و با فرمتهای متنوع بیان کند.نمونه ای از این اطلاعات پویا که میتوانند از کاربرد این قابلیت نرم افزار عبارتند از:
•    مانده حساب مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات مالی
•    اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی، نمرات، تاریخ امتحانات
•    وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات
•    اعلام وضعیت آب و هوا ، اوقات شرعی ، ساعت و ...
•    اعلام نرخ ارز و وضعیت بازار سهام
•    معرفی اهداف و رسالتهای سازمان
•    معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی
•    نشانی ها و شماره تلفن های بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
•    اخبار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت ها
•    معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص برای سازمان


راهکارهای تلفنی بر بستر شبکه ( VOIP )

پروتکل صدا تحت اینترنت یا VOIP: Voice Over Internet Protocol یک فن‌آوری است که به شما اجازه انتقال صدا و تماس‌های تلفنی تحت ارتباط اینترنتی را می‌دهد. در مقابل استفاده از خطوط تلفن سنتی ، VOIP از فن آوری دیجیتال استفاده می نمايد. پیشرفت شگفت انگیز فناوری در تلفنهای مبتنی بر IP با حذف مرزهای سنتی، دنیای جدیدی از ارتباطات را برای مدیران هوشمند سازمانها به ارمغان آورده است. برای سازمانها و موسساتی دارای بیش از یک شعبه که نیاز به بیش از یک داخلی در خارج از مقر اصلی سازمان دارند، تکنولوژی VOIP قادر است ارتباط بین 100ها شعبه آنان را برقرار کند که هر کدام از این شعبات نیز خود برخوردار از یک سیستم مستقل تلفنی عادی یا بر بستر IP می باشند. با سیستمهای VOIP دیگر فرقی بین پرسنل این شعبات با پرسنل دفتر مرکزی شرکت از لحاظ تماس گیرندگان نیست چراکه همه پرسنل در یک شبکه تلفنی پاسخگوی تماس گیرندگان خواهند بود.
•    امکان افزایش سریع خطوط ورودی و خروجی تلفن با هزینه كمتر
•    کمک در بهبود ارتباط با مشتریان و کارمندان
•    در دسترس بودن پرسنل بیشتر برای خدمات رسانی به مشتریان
•    امکان انجام کارها از راه دور بصورت ریموت فقط با استفاده از اتصال  اینترنتی
•    برخورداری از امکاناتی مانند پست صوتی، کنفرانس تلفنی، انتقال مکالمه،  تماسهای راه دور با حداقل هزینه
•    گزارشات کامل مدیریتی بصورت آنلاین
•    بهره گیری از امکانات نرم افزاری آنلاین برای متمرکز کردن سیستمهای CRM

 

انتشار پیام صوتی 

 

این زیر سیستم امکان برقراری تماس با لیستی از شماره ها و اعلام پیغامهای خاصی از قبیل بدهی قبوض، وامها و مناسبتهای خاص را فراهم می کند. این تکنولوژی هم کاربرد تجاری/ تبلیغاتی وهم کاربرد مدیریتی و شخصی (مانند هشدار/ یادآوری) دارد. می توان پیامهای تلفنی را به گروهی از دریافت کنندگان (مشتریان، مشترکین و ...) فقط با انتخاب فایل صوتی پیام و انتخاب گروه مورد نظر ارسال کرد. این پیغامها می توانند بصورت پویا (داینامیک) از بانک اطلاعاتی خاصی توليد شوند. مانند اعلام بدهی اقساط معوقه بانک ها، اعلام بدهی قبوض پرداخت نشده و گزارشات متنوع و كاربردي ديگر. برخی از ویژگیهای این سیستم به شرح زیر است :
•    امکان تعریف گروههای مختلف به تعداد نامحدود
•    امکان ارسال پیام به تمامی شماره تلفنها حتی در صورتی که تلفن گیرنده روی  سیستم منشی تلفنی باشد
•    امکان تشخیص مشغولی خط و یا جواب ندادن خط و سعی مجدد تا زمان آزاد شدن یا  برداشتن گوشی
•    امکان تعریف پیامهای صوتی متفاوت
•    امکان تعیین یک سناریو به جای یک پیغام ساده
•    امکان گرفتن تاییدیه از مخاطب در صورت شنیدن پیغام
•    امکان تعیین زمانبندی جهت تماس در روزها و ساعات خاص
•    ارائه گزارشات متنوع درباره هر تماس، موفق يا نا موفق بودن آن و همچنين  تعداد تماسهاي برقرار شده با هر شخص.

سایر سیستمهای کاربردی


•    تلفنبانک
•    سیستم ویژه آژانسهای مسافرتی و هواپیمایی
•    سامانه قصه گو
•    سامانه اعلام نرخ ارز ، وضعیت آب و هوا و جاده ها
•    سامانه ويژه سرویس دهندگان اینترنت (ISP)
•    سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان
•    و زیر سیستمهای سفارشی دیگر ...

 

 


جهت سفارش نرم افزار اینجا کلیک کنید.


نظر خود را اضافه نمایید

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
×